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Vis-à-vis Gespräch BaFin Herr Richter

Leitfaden für das erstmalig stattfindende strukturierte vis-à-vis-Gespräch per Video-/Telefonkonferenz zwischen Herrn Heinz-Werner Richter und der BaFinam 12.01.2022 in der Zeit von 10:00 Uhr bis 11:15 Uhr
Teilnehmer seitens BaFin: Frau Dickhoff, Herr Schedel, Herr Dr. Schwarz

  • 157 Abs. 1 VAG:

Zum Treuhänder darf nur bestellt werden, wer zuverlässig, fachlich geeignet und von dem Versicherungsunternehmen unabhängig ist, insbesondere keinen Anstellungsvertrag oder sonstigen Dienstvertrag mit dem Versicherungsunternehmen oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen abgeschlossen hat oder aus einem solchen Vertrag noch Ansprüche gegen das Unternehmen besitzt. Die fachliche Eignung setzt ausreichende Kenntnisse auf dem Gebiet der Prämienkalkulation in der Krankenversicherung voraus.

Anmerkung: Zu dem Termin am 12.01. habe ich im Vorfeld vorab meinen Lebenslauf (siehe Anlage) und meine Aufstellung der Vergütungen für die Jahre 2017-2021 (ohne Umsatzsteuer) per eMail an Herrn Schedel geschickt.
In dem Zusammenhang habe ich darauf hingewiesen, dass es hat doch offensichtlich eine ganze Reihe von Irritationen bei der Anfrage der Daten der VU gegeben hat. So hätte z.B. die Umsatzsteuer unberücksichtigt bleiben müssen, ist sie aber wohl nicht immer. Desweiteren ist im Abfrageformular aktuell eine Differenzierung nach Versicherungsart gefordert. Diese zu liefern dürfte basierend auf den Treuhänderrechnungen kaum möglich sein; eine meiner monatlich erstellten Rechnungen habe ich exemplarisch beigefügt.

Herr Schedel diskutiert mit mir den § 203 (2) VVG, weil ich der Ansicht bin, dass das (und in der Folge auch die analog anwendbaren Teile aus VAG und KVAV) auch für die Kalkulation nach Art der Schaden, sofern auf das ordentliche Kündigungsrecht des Versicherers verzichtet wird, zu gelten hat. Wir haben vereinbart, dass wir das noch einmal jeweils intern diskutieren und uns dann darüber austauschen. Fraglich ist für ihn z.B. auch die Frage nach einer Überschussbeteiligung und der Stringenz von Anhebung oder Absenkung der Beiträge (Art der Anpassungsklausel und Umgang damit). Offensichtlich möchte die BaFin bei der Unternehmensabfrage genau diese Differenzierung gemeldet bekommen (was m.E. so derzeit kaum handhabbar sein dürfte).

1. Einführung

  • Es erfolgt eine kurze Vorstellungsrunde und Darstellung des Hintergrunds für die vis-à-vis-Gespräche zwischen den einzelnen mathematischen Treuhänderinnen und Treuhändern sowie des neuen Rotationsprinzips, fußend auf dem neuen Konzept der erweiterten Unabhängigkeitsprüfung, die im Vorfeld mit der VuT erörtert worden ist.
    Vorrangiges Ziel dabei sollte die Stärkung des bestehenden Systems und die Identifikation von Schwächen, auch in der Außenwahrnehmung, sein.
    - Herr Schedel unterstreicht noch einmal die Wichtigkeit, das Prinzip „Unabhängigkeit“ aktiv zu leben. Er bedankt sich ausdrücklich für die Unterstützung durch die Vereinigung in diesem

    Prozess. Aus seiner Sicht ist das Verhältnis von großem gegenseitigen Vertrauen geprägt. Insofern weist er darauf hin, dass die vis-à-vis-Gespräche seitens der BaFin definitiv keinen inquisitorischen Charakter haben, sondern allein das Institut der TreuhänderInnen stützen soll.
    • Es gilt der Aspekt der Vertraulichkeit der zu besprechenden Inhalte (Darstellung der Datenschutzbestimmungen und des Umgangs der Informationen seitens der BaFin) sowie der Be-achtung der Verschwiegenheitspflichten sowohl seitens der BaFin als auch seitens der TreuhänderInnen. § 305 Abs. 2 Nr. 2 VAG bleibt hiervon unberührt.

2. Persönliches

a) Es ist ein aktueller Lebenslauf vorzulegen.
- Ist erfolgt am 02.01.2022

b) Desweiteren ist eine Erklärung zum Fortbestand der bei Bestellung herrschenden Verhältnisse anhand der beigefügten Blanko-Erklärung abzugeben. Haben sich in Bezug auf die hier relevanten Aspekte Veränderungen gegenüber der Erstbestellung ergeben?
- Es hat keine Veränderungen gegeben.
- Eine Blanko-Erklärung habe ich nicht bekommen. Herr Schedel erklärt, dass diese noch weiter vorbereitet werden muss und vermutlich erst nach dem Gespräch mit Herr Rudolph zur Verfügung stehen kann. Den Inhalt kenne ich nicht.

c) Die fachliche Eignung setzt ausreichende Kenntnisse auf dem Gebiet der Prämienkalkulation in der Krankenversicherung voraus. Bitte erläutern Sie, wie Sie den sich ändernden Ansprüchen gemäß § 1 KVAV hinsichtlich Fort- und Weiterbildung gerecht werden.
- Deutsche Aktuarvereinigung; Vereinigung unabhängiger Treuhänder; Literatur
- Für mich überraschend kam die Frage nach meiner Weiterbildung auch im IT-Bereich. Herr Schedel begründete das u.a. damit, dass die IT ein systematisch kritischer Bereich ist und auf diese auch in der Zukunft immer größere Herausforderungen warten (z.B. Lücke im Java-Tool). Ich habe auf meinen Lebenslauf hingewiesen sowie auf meine AR-Tätigkeit bei der adesso SE. Es ging dann darum, ob ich mich mit den Prozessen im VU, was die Mathematik angeht, vertraut gemacht habe und über Weiterentwicklungen informiert werde (beides ja).

d) Derzeitige Mandate
- siehe Lebenslauf

e) Dauer und Vergütungshöhe (die Vergütungen werden im Vorfeld von der BaFin bei den Unternehmen abgefragt)
- siehe Lebenslauf
- siehe gesondert zugesandte Übersicht der Vergütungen (ohne Umsatzsteuer)

f) Gibt es weitere Vergütungen, die seitens der Krankenversicherungsunternehmen gewährt, aber nicht durch die Branchen-Abfrage erfasst wurden?
- keine

g) Sind hinsichtlich Dauer und Vergütung aktuell Maßnahmen geplant?
- Vergütung: keine
- Dauer: keine

h) Welche voraussichtliche Dauer wird jeweils (noch) angestrebt?
- Es herrschte Einvernehmen über die von mir vorgeschlagenen Laufzeiten:

SI: 12/2023
Debeka: 12/2024
Conti: 12/2026

i) Liegen bei einzelnen Mandaten Besonderheiten vor, die im Hinblick auf eine möglicherweise angezeigte Rotation zu beachten sind?
- keine

j) Welche Zukunftspläne in Bezug auf die Treuhändertätigkeit können Sie schon jetzt nennen? Ergeben sich daraus ggf. Konsequenzen für die Nachfolgeplanung zwecks Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit des Treuhänderwesens? Ist ggf. ein/e Nachfolger/in schon vorgesehen, und wenn ja, ab wann?
- Zukunftspläne: siehe oben
- Zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Treuhänderwesens haben wir eine Erhebung der Mandatsbeginne vorgesehen. Diese soll – mindestens auf unserer Tagung im Mai – dazu dienen zum einen Transparenz zu schaffen und zum anderen eine geeignete Nachfolgeplanung zumindest zu unterstützen.

3. Praktische Durchführung der Treuhändertätigkeit

k) Wie und in welcher Form erhalten Sie die Dokumente von den Versicherungsunternehmen (z.B. Komplettversion der TB, z.B. Austauschseiten zu den TB, z.B. AF, z.B. Limitierungsunterlagen etc.)? Wie findet die Kommunikation statt, wie die Übermittlung der Dokumente?
- Inzwischen werden alle Dokumente auf elektronischem Wege (adäquat verschlüsselt) versandt. Vorher in Papierformat. Die Kommunikation findet per Telefon oder eMail statt. Zuletzt folgt die Übermittlung der jeweiligen Komplettversion (Conti und Debeka); bei der Signal wurde seit längerem jeweils eine neue Komplettversion erstellt.

l) Wie archivieren Sie die Daten?
- Von mir werden die Daten elektronisch gespeichert, sowie das Gros zusätzlich auch in Papierform (zur leichteren Vergleichbarkeit). Die Daten werden regelmäßig auf einem externen Datenträger archiviert.

m) Wann stimmen Sie einer bestimmten Vorgehensweise zu? Welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein?
- § 155 (1) VAG: Der Treuhänder hat zu prüfen, ob die Berechnung der Prämien mit den dafür bestehenden Rechtsvorschriften in Einklang steht. Dazu sind ihm sämtliche für die Prüfung der Prämienänderungen erforderlichen technischen Berechnungsgrundlagen einschließlich der hierfür benötigten kalkulatorischen Herleitungen und statistischen Nachweise vorzulegen. In den technischen Berechnungsgrundlagen sind die Grundsätze für die Berechnung der Prämien und Alterungsrückstellung einschließlich der verwendeten Rechnungsgrundlagen und mathematischen Formeln vollständig darzustellen. Die Zustimmung ist zu erteilen, wenn die Voraussetzungen des Satzes 2 erfüllt sind.

- § 1 KVAV: Versicherungsmathematische Methoden zur Berechnung der Prämien und Rückstellungen in der nach Art der Lebensversicherung betriebenen Krankenversicherung sind die nach den anerkannten Regeln der Versicherungsmathematik unter Verwendung der in den §§ 2 und 4 bis 8 näher bezeichneten Rechnungsgrundlagen erfolgenden Berechnungen der Prämien und der Alterungsrückstellungen nach Maßgabe der §§ 3, 10, 11, 13, 14 und 18.
- Ausgangspunkt aller Prüfungen können also nur die Angaben sein, die in den Technischen Berechnungsgrundlagen enthalten sind. Dies sind einerseits die mathematischen Formeln, anhand derer die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften sowie die Anwendung gängiger versicherungsmathematischer Methoden erkennbar sein müssen. Das sind andererseits die Statistiken, die aus der IT abgezogen werden. Die Richtigkeit der Statistiken liegt dabei im Verantwortungsbereich des Verantwortlichen Aktuars.
- Der Treuhänder hat dann die Rechengänge von den Statistiken bis zu den rechnungsmäßigen Ansätzen zu prüfen. Die Prüfung der Rechengänge schließt eine stichprobenartige Kontrolle des Zahlenmaterials und der Berechnungen sowie Plausibilitätsbetrachtungen mit ein.
- Aufgabe des Treuhänders ist es nicht, den kompletten Prozess einer TB-Erstellung, beginnend bei der Gewinnung der statistischen Daten, deren Verarbeitung bis zur Umarbeitung in die TB zu prüfen. Dies ist Aufgabe der Revision des VU bzw. der BaFin bei örtlichen Prüfungen.
- Gleiches gilt z.B. für die Unterlagen des AUZ; die Treuhänder sind keine Kapitalanleger, die die Grundlagen für den AUZ prüfen können.

n) Wann und unter welchen Voraussetzungen stimmen Sie einer Beurteilung des Datenmaterials zu?
- Plausibilität und Konsistenz der versicherungsmathematischen Methoden (Schlüssigkeit; Versicherungsmathematische Methoden werden adäquat angewandt – und nicht nach Gusto, sondern durchgängig bzw. angemessen)
- Das Datenmaterial entspricht der Problemstellung.
- Wichtig: es kommt nicht auf meinen „Geschmack“ an!

o) Gibt es Vorgaben, z.B. Mindestanforderungen, die für Sie unbedingt einzuhalten sind?
- Nachvollziehbarkeit aufgrund des Ausgangsmaterials (AF, TB, Limitierung)
- Ausgewogenheit Barausschüttung und Limitierung
- Prognoserechnungen (RfB)
- Ausreichende Mittel für die nächste Anpassung (mit/ohne Zuführung)
- Herr Schedel weist darauf hin, dass die (alle!) Herleitungen bzw. Ansätze (Beispiel: Zins) in den TB, zu den AF sowie zur Limitierung nachvollziehbar resp. plausibel beschrieben und begründet sein müssen. Das habe ich bestätigt.

p) Ein Treuhänder ist für die Vorgänge in der IT nicht zuständig. Die korrekte Füllung von Statistiken wird vom Treuhänder nicht geprüft. Er kann es auch nicht prüfen. Sollte in der Datenerhebung eine Änderung vorgenommen werden, hat das Unternehmen den Treuhänder darüber zu informieren. Sollte dem VU in der Datenerhebung ein Fehler unterlaufen sein (und der Treuhänder erlangt davon Kenntnis), hat er auf die Richtigstellung einzuwirken und sich ggf. belegen zu lassen, wie künftig dieser Fehler vermieden werden soll. Wie gehen Sie konkret mit Fehlern um?
- Fehler kommen vor, gerade in Zeiten einer neuen IT-Infrastruktur. Ich erwarte, dass ich jeden (relevanten) Fehler gemeldet bekomme und die Art und Weise der Korrektur.

q) Wie und in welchem Ausmaß nehmen Sie Einfluss auf bestimmte Regelwerke (Corona, Grundsätze der AF-Ermittlung, vorübergehende Abweichungen, Interpretation der Kann-Regel etc.)?
- Corona: Bei der Ermittlung der AF 2021, wie auch bei der Ermittlung der AF 2020, sollte besondere Aufmerksamkeit geboten sein. Die Ermittlung erfolgt natürlich gemäß der TB. Die eigentliche Herausforderung ist die Kommentierung und Bewertung der AF (vorübergehend!). Das gilt – im Nachgang – natürlich auch für die Kalkulation. Es erscheint insofern zwingend notwendig, dass das VU die geplante Vorgehensweise begründet und entsprechend dokumentiert. Das Verfahren sollte anschließend nach Möglichkeit bei der Bewertung aller auslösender Faktoren und - ggf. modifiziert - bei den Kopfschadennachweisen in den vorzunehmenden Beitragsanpassungen nach zumindest generell einheitlichen Kriterien im VU angewandt werden. Das gilt aber nicht nur zu Corona, sondern überhaupt.
- In jedem Fall sollte in Abschnitt 6.1 der TB darauf hingewiesen werden, dass die Prämien des Tarifs genau dann zu überprüfen sind, wenn die Abweichung als nicht vorübergehend anzusehen ist. Im Falle der „Kann-Regelung“ sollte mindestens im Rahmen der AF-Betrachtung eine dokumentierte Vorgehensweise bezüglich der Anwendung existieren.

r) Sind Sie in BAP-Klageverfahren involviert? Wie sind Ihre Erfahrungen damit?
- Ja. In einem Fall hatte ich vom Richter – meine Unterlagen hatte ich in elektronischer Form dabei - die Erlaubnis bekommen, in seinem Amtszimmer die Prüfung bzgl. der mir vorgelegten Unterlagen vorzunehmen (Conti). In zwei weiteren Fällen wurde der Termin – trotz meiner Anwesenheit – wegen Fristversäumnissen der Anwälte vertagt.

s) Sind Sie als Sachverständiger in BAP-Klageverfahren von Gerichten bestellt worden?
- Ja, mehrfach. Nur ein einziges Mal wurde ich auch als Zeuge vor Gericht geladen. Rückfragen ergaben sich bis dato nie.
- Auf Nachfrage von Herrn Schedel erläutere ich, dass die Überprüfung insbesondere bzgl. der Nachprüfbarkeit resp. Plausibilität nicht immer ganz einfach ist (aufgrund der bereitgestellten Unterlagen). Dies betrifft häufig gerade Nachvollziehbarkeit und Kommentierung der AF.

t) Gibt es vertraglich festgelegte Regelungen für einen evtl. Treuhänderwechsel? Welche Kündigungsfristen sind vereinbart?
- Regulär: spätestens sechs Monate vor Jahresende; ansonsten fristlos bei schuldhafter Pflichtverletzung

4. Compliance

u) Welche (ggf. individuell selbst auferlegten) Regeln bestimmen den Umgang zwischen den einzelnen TreuhänderInnen und den Krankenversicherungsunternehmen? Gibt es Handlungsempfehlungen bspw. der VuT in Bezug auf Belohnungen/Geschenke/Esseneinladungen etc.?
- Vertrauliche Behandlung aller im Treuhänderkreis angesprochenen Themen, speziell so es einzelne VU betrifft.
- „normale“ Compliance-Regelungen! Essen nur bei Besprechungen etc. (Kantine). Darüber sollten wir innerhalb der VuT noch einmal sprechen.

4. Sonstiges

Das war ein insgesamt sehr angenehmes Gespräch, welches ich beidseitig auch für ausgesprochen nützlich empfunden habe. Die BaFin sah das offensichtlich auch so.