für die unabhängigen Treuhänder, die nach § 203 Abs. 2 in Verbindung mit § 157 VAG tätig sind

1.       Vorbemerkung

Die unerwartete Nichtverfügbarkeit der bestellten unabhängigen Treuhänderin oder des bestellten unabhängigen Treuhänders kann für ein Versicherungsunternehmen zu großen – auch finanziellen – Problemen führen und stellt daher ein nicht unerhebliches Risiko dar, welches auch entsprechend im Risikobericht bzw. aus dem implementierten ORSA-Prozess zu klassifizieren ist. Dies gilt natürlich vorrangig für die unabhängigen mathematischen Treuhänder (nach § 203 Abs. 2 VVG), könnte aber durchaus auch bei unabhängigen juristischen Treuhändern (nach § 203 Abs. 3 VVG) ggf. eine Rolle spielen.

Aus diesem Grunde erscheint es angezeigt, eine praktikable Lösung zu skizzieren, die den Unternehmen entsprechende Sicherheit bietet und den rechtlichen Rahmenbedingungen gerecht wird. Diese könnte in einer konkreten vertraglichen Vereinbarung gefunden werden, die für den – eine Beitragsanpassung gefährdenden - Ausfall der (mathematischen) Treuhänderin oder des Treuhänders die Übernahme von anpassungsbedingten Aufgaben durch einen Vertreter vorsieht.

2.       § 157 Abs. 1 VAG in der Diskussion

„Zum Treuhänder darf nur bestellt werden, wer zuverlässig, fachlich geeignet und von dem Versicherungsunternehmen unabhängig ist, insbesondere keinen Anstellungsvertrag oder sonstigen Dienstvertrag mit dem Versicherungsunternehmen oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen abgeschlossen hat oder aus einem solchen Vertrag noch Ansprüche gegen das Unternehmen besitzt. Die fachliche Eignung setzt ausreichende Kenntnisse auf dem Gebiet der Prämienkalkulation in der Krankenversicherung voraus. Zum Treuhänder kann grundsätzlich nicht bestellt werden, wer bereits bei zehn Versicherungsunternehmen oder Pensionsfonds als Treuhänder oder Verantwortlicher Aktuar tätig ist. Die Aufsichtsbehörde kann eine höhere Zahl von Mandaten zulassen.“

Aus Sicht der BaFin^[1] würde eine – wie von mir skizzierte – Vertretungsregelung die aktuelle Problematik noch deutlich verschärfen. Es bestünde die große Gefahr ein neues Einfallstor für die gerichtliche Überprüfung der Treuhänderzustimmung zu schaffen. Durch die vertraglich vereinbarte Stellvertretung würde möglicherweise ein Abhängigkeitsverhältnis geschaffen, welches (analog zur Überprüfung der Erstkalkulation) zu berechtigten Zweifeln an der Unabhängigkeit des Treuhänders führen könnte, so der Stellvertreter die Treuhänderschaft übernimmt. Hinzu kommt die Honorierung während der Zeit der Stellvertretung.

Die BaFin bezieht sich damit auf den Gesetzestext „Zum Treuhänder darf nur bestellt werden, wer zuverlässig, fachlich geeignet und von dem Versicherungsunternehmen unabhängig ist, insbesondere keinen Anstellungsvertrag oder sonstigen Dienstvertrag mit dem Versicherungsunternehmen oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen abgeschlossen hat.“

Hinsichtlich der Stellvertretermandate für Unternehmen stellt Herr Richter den Vorschlag der VuT dar. ^[2] Für einen bestellten Treuhänder könnte dessen Vorgänger als Stellvertreter vorgesehen werden. Der

Vorteil dieser Regelung bestünde darin, dass der Stellvertreter bereits alle Technischen Berechnungsgrundlagen und sonstigen Vorgänge kenne. Er könne deshalb sehr kurzfristig einspringen und in der erforderlichen Qualität die Prüfungen weiterführen. Um eine für alle Seiten verlässliche Regelung zu haben, biete sich an, die Stellvertreterregelungen vertraglich zu fixieren und entsprechend zu honorieren.

Herr Schedel stellt klar, dass es immer nur einen einzigen Treuhänder geben kann. Ein Stellvertreter könne also im Notfall nur dann zum Treuhänder bestellt werden, wenn das Mandat des ausfallenden Treuhänders beendet worden sei. Bei konstruktiver Näherung an den VuT-Vorschlag könnte überlegt werden, ob auch ein Stellvertreter das von der BaFin erstellte Unabhängigkeitsformular regelmäßig abgebe, so dass der im Notfall erforderliche Zulassungsprozess schneller gestaltet werden könnte.

Herr Schedel äußert Zweifel, ob die Stellvertreterregelung in der Praxis tatsächlich zeitliche Probleme eines Unternehmens beim Ausfall des Treuhänders beheben könnte. Um eine Zustimmung ausstellen zu können, müsste ein Stellvertreter alle laufenden Vorgänge noch einmal von Beginn an prüfen. Herr Rudolph sieht an dieser Stelle keine Schwierigkeit. Eine Beitragsanpassung besteht im Wesentlichen aus drei Schritten: Auslösende Faktoren, Technische Berechnungsgrundlagen des Tarifs, Limitierung. Wenn jeder Zwischenschritt durch ein eventuell auch nur formloses Einverständnis des Treuhänders dokumentiert ist, könnte der einspringende Stellvertreter nach Meinung von Herrn Rudolph darauf aufsetzen. Vorzunehmende Doppelprüfungen durch Treuhänder und Stellvertreter würden dadurch minimiert.

In der Diskussionsrunde herrscht Einigkeit, dass dieser Ansatz weitergedacht werden kann. Herr Schedel stellt klar, dass die Dokumentation lückenlos sein müsse. Die Inhalte der Einverständniserklärungen für die einzelnen Zwischenschritte sollten deshalb den Anforderungen an die Dokumentation der Treuhändertätigkeit gerecht werden. Wie das in der Praxis sichergestellt werden kann, wäre noch zu überlegen.

3.       Rahmenbedingungen

Folgende Rahmenbedingungen wären somit zu erfüllen:

• Den Anforderungen an eine – wie auch immer geartete Stellvertretung – könnte durch eine entsprechende „Bereitstellungsvereinbarung“ entsprochen werden. Diese Bereitstellungsvereinbarung sollte nicht als „sonstiger Dienstleistungsvertrag mit dem Versicherungsunternehmen“ gewertet werden.
• Für jedes Krankenversicherungsunternehmen sollte aus dem Kreis der mathematischen Treuhänderinnen eine Bereitstellung im Notfall zur Verfügung stehen können. Für einen bestellten Treuhänder könnte z.B. dessen Vorgänger vorgesehen werden. Der Vorteil dieser Regelung bestünde darin, dass die bereitstehende Kollegin bereits alle Technischen Berechnungsgrundlagen und sonstigen Vorgänge Er könne deshalb sehr kurzfristig einspringen und in der erforderlichen Qualität die Prüfungen weiterführen.
• Dafür muss gewährleistet sein, dass die Dokumentation des aktuellen Treuhänders weitestgehend
• lückenlos Die Inhalte der Einverständniserklärungen für die jeweiligen Zwischenschritte sollten deshalb den Anforderungen an die Dokumentation der Treuhändertätigkeit gerecht werden.
• Eine Bereitstellung ist, um ihren Sinn erfüllen zu können, wie eine „normale“ Treuhänderbestellung seitens der BaFin zu prüfen, wobei die Beschränkung auf 10 Mandate von der Zahl der Stellvertretungen unberührt sein sollte. Grundsätzlich gelten auch für ihn ansonsten die in § 157 VAG dargelegten Kriterien.

• Der vom Unternehmen bestellte bereitstehende Treuhänder ist über die wesentlichen Aspekte der jeweils aktuellen Beitragsanpassungen in adäquater Form zu informieren.
• Im Falle der Übernahme des Treuhändermandates ist unverzüglich die BaFin zu informieren. Die Übernahme des Treuhändermandates ist auf die Zeit der aktuell laufenden Beitragsanpassungen beschränkt.
• Die vertragliche Ausgestaltung und Honorierung der Bereitstellung obliegt dem bestellten Versicherungsunternehmen unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.

4.       Grober Entwurf einer Bereitstellungsvereinbarung

Vertrag über die Bereitstellung bei Ausfall des aktuell bestellten Treuhänders gemäß § 203 Abs. 2 VVG in der privaten Krankenversicherung

Zwischen Pfefferminzia KV

- im Folgenden „Versicherer" genannt - und

Frau Anna Mustermann

-dem „Versicherer" und Frau Mustermann zusammen im Folgenden die „Parteien" genannt.

• 1 Zielsetzung

Frau Mustermann ist von der BaFin als Treuhänderin nach § 155 VAG zugelassen. Die Parteien beabsichtigen, dass Frau Mustermann in dem Fall, dass der vom Versicherer bestellte Treuhänder unvorhersehbar seine vertraglich vereinbarte Tätigkeit nicht ausüben kann, vorübergehend die Aufgaben des unabhängigen Treuhänders gemäß § 203 Abs. 2 VVG wahrnimmt.

Den Parteien ist bewusst, dass hohe Anforderungen an die Unabhängigkeit und Zuverlässigkeit eines Treuhänders gestellt werden. Diesen Anforderungen soll auch im Rahmen dieser Bereitstellungsvereinbarung Rechnung getragen werden. In Anlehnung an das von der BaFin eingeführte Treuhänderbestellungsverfahren hat Frau Mustermann daher die als Anlage beigefügte Erklärung abgegeben, aus der sich zum einen ihre Unabhängigkeit gegenüber der Pfefferminzia KV und zum anderen ihre fachliche Eignung und Zuverlässigkeit ergibt.

Die Pfefferminzia KV vereinbart mit Frau Mustermann insofern, dass diese bei einem längerfristig dauernden Ausfall des vom Versicherer bestellten Treuhänders dessen Aufgaben als Treuhänderin übernimmt; Frau Mustermann erklärt sich bereit, diese künftige Bestellung anzunehmen.

Der Treuhänderwechsel wird der BaFin unverzüglich angezeigt; eine von Frau Mustermann nach § 203 Abs. 2 VVG erteilte Zustimmung wird erst dann wirksam, wenn die Bafin dem Treuhänderwechsel zugestimmt hat.

Auf Wunsch stimmen sich die Pfefferminzia KV und Frau Mustermann auch hinsichtlich der Erst- bzw. Neukalkulation eines gemäß § 203 Abs. 2 VVG kalkulierten Tarifs miteinander ab.

• 2 Bereitstellung

Der Versicherer bindet Frau Mustermann informatorisch in die Abstimmung der Beitragsanpassung von ausgewählten Tarifen ein. Er stellt auch sicher, dass die Dokumentation des aktuellen Treuhänders

weitestgehend lückenlos ist. Die Inhalte der Einverständniserklärungen für die jeweiligen Zwischenschritte im Rahmen einer Beitragsanpassung sollten deshalb den Anforderungen an die Dokumentation der Treuhändertätigkeit gerecht werden.^[3] Frau Mustermann erhält dazu vom Versicherer eine Abschrift des vollständigen Schriftwechsels mit dem bestellten Treuhänder zu diesen Anpassungen.^[4]

• 3 Vorübergehende Tätigkeit als Treuhänder

Frau Mustermann verpflichtet sich, die Aufgaben des unabhängigen Treuhänders gemäß § 203 Abs. 2 Satz 2 VVG wahrzunehmen, wenn der vom Versicherer bestellte Treuhänder unvorhersehbar an der Ausübung seiner vertraglich vereinbarten Tätigkeit verhindert ist und er voraussichtlich seinen Verpflichtungen nicht rechtzeitig nachkommen kann. Das betrifft sowohl Fälle einer vorübergehenden Verhinderung des bestellten Treuhänders als auch die endgültige Beendigung seiner Treuhändertätigkeit. Die Übernahme des Treuhändermandates ist grundsätzlich auf die Zeit der aktuell laufenden Beitragsanpassungen beschränkt;^[5] Frau Mustermann haftet in diesem Zeitraum ausschließlich für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

• 4 Vergütung

Die Vergütung von Frau Mustermann gemäß dieser Bereitstellungsvereinbarung richtet sich nach der für ihre vertragliche Tätigkeit benötigten Arbeitszeit. Frau Mustermann erhält für Ihre Bereitstellung eine Pauschalvergütung von monatlich xxx €, das entspricht einem Zeitaufwand von x Stunden; ein ggf. auftretender Mehraufwand ist auf Verlangen nachzuweisen und wird je angefallener Stunde mit xx € vergütet. Fahrzeiten werden bei der Ermittlung des Zeitaufwands nicht berücksichtigt. Nachgewiesene Aufwendungen für Porto, Telefon, Reisen usw. werden gesondert erstattet. Die vorstehenden Beträge verstehen sich zuzüglich der anfallenden Mehrwertsteuer in der jeweils geltenden Höhe.

• 5 Vertragsdauer

Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung beider Parteien in Kraft und gilt jeweils für ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich stillschweigend jeweils um ein weiteres Vertragsjahr, wenn er nicht zuvor gekündigt wird.

Der Vertrag kann von jeder Partei mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende des laufenden Vertragsjahrs durch schriftliche Erklärung gegenüber der anderen Partei gekündigt werden.

Während einer vorübergehenden Tätigkeit als Treuhänder gemäß § 3 ruht die Bereitstellungsvereinbarung.

• 6 Vertraulichkeit

Frau Mustermann verpflichtet sich, über alle ihr bekannt gewordenen oder bekannt werdenden geschäftlichen und betrieblichen Angelegenheiten der Pfefferminzia KV auch über das Ende dieser Vereinbarung hinaus Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt nicht, soweit die Partei nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften oder aufgrund gerichtlicher oder aufsichtsbehördlicher Entscheidung zur Weitergabe der Vertraulichen Informationen verpflichtet ist; die andere Partei ist in diesem Fall rechtzeitig vor der Weitergabe schriftlich zu unterrichten. Alle im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit überlassenen Unterlagen und Schriftstücke wird Frau Mustermann ordnungsgemäß aufbewahren. Sie wird insbesondere dafür sorgen, dass Dritte nicht Einsicht nehmen können.

• 7 Sonstiges

Änderungen, Ergänzungen oder Kündigungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.

Herrsching am Ammersee, Dortmund den 23.07.2023

Kar-Bernd Telger                                                                                                            Heinz-Werner Richter

Anlage 1

Anlage zur Bereitstellungsvereinbarung

Ich erkläre hiermit, von der BaFin gem. § 155 VAG als Treuhänder bestellt zu sein, womit mir die fachliche Eignung zur Ausübung dieser Tätigkeit bestätigt wurde.

Darüber hinaus erkläre ich, dass gegen mich kein Ermittlungsverfahren der Staatsanwaltschaft, bzw. ein Strafverfahren wegen eines Verbrechens oder Vergehens und im Zusammenhang mit unterneh- merischer Tätigkeit auch kein Ordnungswidrigkeitenverfahren schwebt oder anhängig gewesen ist. Ich erkläre ferner, dass ich weder im Zusammenhang mit unternehmerischer Tätigkeit noch als Schuldner in ein Insolvenzverfahren verwickelt bin bzw. war. Darüber hinaus erkläre ich, dass weder ich noch ein von mir geleitetes Unternehmen als Schuldner in ein Konkurs-, Vergleichs- oder Gesamt- vollstreckungsverfahren, in ein Verfahren zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung oder ein ver- gleichbares Verfahren verwickelt ist oder war.

Ich erkläre ferner, dass ich nicht überschuldet bin.

Des Weiteren bestätige ich, dass ich keine weiteren Mandate oder Funktionen wahrnehme, die sich auf die Pfefferminzia KV oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen beziehen. Ebenso er- kläre ich, dass ich aus einem früheren Anstellungsvertrag oder sonstigem Dienstvertrag mit der Pfef- ferminzia KV oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen keine Ansprüche besitze und solche Verträge mit der Pfefferminzia KV oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen nicht beste- hen.

Schließlich bestätige ich, dass zwischen mir und Mitgliedern der Geschäftsleitung sowie zu dem ver- antwortlichen Aktuar der Pfefferminzia KV oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen kein Angehörigenverhältnis im Sinne des § 11 StGB und auch sonst keine Geschäftsbeziehungen bestehen.

Ich besitze auch keine Beteiligungen am Gründungsstock der Pfefferminzia KV oder einem mit die- sem verbundenen Unternehmen.

Ort/Datum

Unterschrift

Anlage 2

Grundsätze der Dokumentation des aktiven Treuhänders

• Auslösende Faktoren

Es ist davon auszugehen, dass jeder Treuhänder (ggf. nach Abstimmung) der kommentierten Ge- genüberstellung schriftlich zustimmt. Damit ist dieser Vorgang, wenn er denn abgeschlossen ist, ohnehin stets sauber dokumentiert.

• Technische Berechnungsgrundlagen (TB)

Nach jeweiligem Abschluss der Abstimmungen zur Herleitung der Neugeschäftsbeiträge für eine TB könnte nun folgende schematisierte Information an den Versicherer gehen:

Zum 01.xx.20yy haben Sie in dem Tarif XYZ für die Risikogruppen abc eine Beitragsanpassung vor- gesehen.

Die vorgelegten zugehörigen Technischen Berechnungsgrundlagen in der Fassung der Änderung Nr. 4711 habe ich auftragsgemäß geprüft.

In meiner Eigenschaft als unabhängiger Treuhänder i.S. des § 157 VAG habe mich davon über- zeugt,

×     dass für die betroffene(n) Beobachtungseinheit(en) die Rechtsgrundlage für eine Beitragsan- passung vorliegt; diese ist gegeben durch den auslösenden Faktor Risiko resp. Sterblichkeit,

×     dass die angesetzten Rechnungsgrundlagen ausreichend sicher festgelegt worden sind,

× dass die ermittelten Tarifbeiträge so bestimmt sind, dass bei gleichbleibendem Schadenbe- darf spätere Prämiensteigerungen ausgeschlossen werden können und die dauernde Erfüll- barkeit der Versicherungsleistungen als gegeben anzusehen ist,

×  dass die Bestimmung der neuen Tarifbeiträge nach aktuariellen Grundsätzen erfolgt und mit den bestehenden Rechtsvorschriften in Einklang steht.

Die ermittelten Tarifbeiträge, die die Grundlage für die Beitragsanpassung im vorhandenen Versi- chertenbestand darstellen, halte ich für zustimmungsfähig.

Den noch ausstehenden Eingaben zu den Limitierungsmaßnahmen sehe ich entgegen.

^[1] Gesprächsnotiz (nur zum internen Gebrauch) über das Telefonat mit der BaFin (Herren Schedel und Wendling) am 14.06.2018

^[2] Gespräch BaFin / VuT-Vorstand am 01.12.2022

^[3] siehe Anlage 2 

^[4] Eine umfängliche Information muss natürlich spätestens dann erfolgen, wenn der Notfall eingetreten ist. 

^[5] Das Mandat kann um maximal ein weiteres Jahr verlängert werden, wenn die Pfefferminzia KV nicht rechtzeitig einen adäquaten Nachfolger für den ausgefallenen Treuhänder findet oder der vorübergehend verhinderte Treuhänder einen entsprechend langen Zeitraum bis zu seiner abermaligen Einsatzfähigkeit benötigt.